Как оформить акт об уничтожении карточек воинского учета (форма 10)?
Карточки формы 10 уволенных, но пребывающих в запасе (или призывников) — хранятся 5 лет с момента увольнения, после чего уничтожаются. (пп. Е п. 463 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019), но часто ответственные за ВУР не владеют правильным алгоритмом действий.
Процедура уничтожения карточек воинского учета (форма 10) начинается с издания приказа руководителем предприятия о создании специальной комиссии.
Перечень участников формируется исходя из решения руководства.
Обычно в комиссию входят:
- заместитель директора или иной руководитель,
- ответственный за вопросы воинского учета,
- специалист, непосредственно занимающийся ведением воинского учета,
- сотрудник кадровой службы,
- архивариус (если таковой имеется),
- делопроизводитель или секретарь,
- а также другие сотрудники по решению руководителя.
Перед непосредственной процедурой уничтожения проводится предварительный отбор документов, подлежащих ликвидации, в зависимости от установленного срока хранения. Карточки ф 10, срок хранения которых истек, определяются на основании первого января каждого года после окончания пятилетнего периода.
Кроме того, перед началом процесса уничтожения рекомендуется провести дополнительный анализ, чтобы убедиться, что содержащиеся в документах сведения больше не нужны компании.
Процедура непосредственного уничтожения документов официально не установлена законодательством.
Сам процесс уничтожения карточек воинского учета может осуществляться двумя способами:
- собственными силами самой организации,
- с привлечением специализированной сторонней компании.
Что касается методов физического уничтожения карточек (ф 10) на бумаге, используются различные способы:
- Шредирование (измельчение бумаг специальными устройствами);
- Сжигание (однако этот метод доступен лишь организациям, имеющим собственную котельную, поскольку требует соблюдения жестких противопожарных мер);
- Использование специальных химикатов для растворения бумаги;
- Выезд специалистов специализированной компании для проведения работ на территории заказчика.
Карточки, хранящиеся в электронной форме, удаляются путем полного стирания данных с электронных устройств.
Завершается вся процедура оформлением специального акта, подтверждающего уничтожение карточек военнообязанных работников.
Как составить акт уничтожения карточек воинского учета?
Официально установленной формы акта специально для уничтожения карточек воинского учета (ВУ) российским законодательством не предусмотрено. Однако, как правило, для составления такого акта используют общую типовую форму, утверждённую Приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 года № 24.
Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить собственную форму акта уничтожения карточек воинского учета.
Такая форма фиксируется в учетной политике предприятия или другом внутреннем документе компании.
В акте уничтожения следует указать следующие основные сведения:
- Полное наименование организации;
- Персональный состав комиссии, осуществляющей контроль над процессом уничтожения;
- Основания для проведения утилизации (например, истечение срока хранения);
- Подробный перечень карточек, подлежащих уничтожению;
- Общее количество уничтожаемых документов;
- Способы и методы уничтожения;
- Подписи председателя и членов комиссии, подтвердивших выполнение процедуры.
Такая структура позволит юридически грамотно зафиксировать факт уничтожения документов и избежать возможных претензий со стороны военного комиссариата.
Александр Олейников
Исполнительный директор
Майоль Групп