Как выбрать провайдера по ведению воинского учета в 2025 году?
Пять главных факторов, которые позволят вам понять, что при выборе провайдера произошла ошибка.
В силу нашей специфики с ведением воинского учета, постановкой на воинский учет, восстановлением воинского учета, аудитом воинского учета мы взаимодействуем каждый день. На основе нашего эмпирического опыта и при анкетировании наших клиентов мы выявили 5 главных факторов показывающих, что провайдер выбран неверно и должного уровня оказания услуги будет сложно добиться.
Если разбирать факторы тезисно, то они будут следующие:
1. SLA соглашение об уровне обслуживания (сервиса) – скорость реакции на запрос;
2. Отсутствие ответственных лиц на стороне Исполнителя;
3. Не сформирован/не представлен план график-проекта;
4. Не проанализировано ведение воинского учета у Заказчика в целом, не подсвечены риски и их последствия;
5. В Договоре у провайдера присутствует большое количество скрытых комиссий.
Почему же данные факторы важны для ведения воинского учета?
1. SLA соглашение об уровне обслуживания (сервиса) – скорость реакции на запрос.
Если данное соглашение не подписано, либо отсутствует у контрагента в принципе, вы никаким образом не защищены от получения ответа на ваш запрос не в срок.
Несколько примеров от наших клиентов при анкетировании:
«Мы запросили документы, отправленные на сверку в военный комиссариат по нашему работнику, не оригиналы, а электронные образы. В итоге ответ получили спустя 3 рабочих дня, и так было постоянно.»
«На мои запросы по почте отвечали на следующий день, причем чего-то невозможного в них не было. Как пример: сформировать форму 10 на нового работника, прислать направление в военный комиссариат для выдачи.»
«На мои письма отвечали после напоминания о моем письме по телефону.»
Без четко определенных метрик и стандартов качества услуг Заказчик может не понимать, какого уровня сервиса ожидать, при решении определенных проблем может возникнуть ситуация, когда проблемы остаются нерешенными надолго, что в свою очередь накладывает огромные риски на блок воинского учета.
2. Отсутствие ответственных лиц на стороне Исполнителя.
Отсутствие ответственных лиц на стороне исполнителя может стать серьезной проблемой в рамках выполнения проекта или Договора.
Несколько примеров от наших клиентов при анкетировании:
«Я не понимала, с кем мне коммуницировать, и где чья зона ответственности.»
«Заболел ведущий нас специалист по воинскому учету, и работа остановилась.
При звонке контрагенту его представители сообщили, что: «К сожалению, на время болезни заменить специалиста по воинскому учету некем», – в итоге работа остановилась на неделю. Оказалось, что при звонке я попала в отдел 1С, а не в отдел по воинскому учету.»
«Из-за непонимания структуры Исполнителя коммерческие вопросы обсудили со специалистом, который оказывает услугу.»
Отсутствие ответственных лиц на стороне Исполнителя несет в себе следующие риски:
Несоблюдение сроков, снижение качества, огромные проблемы в коммуникации, неопределенность обязанностей, финансовые убытки.
3. Не сформирован/не представлен план-график проекта.
Отсутствие плана-графика проекта может существенно повлиять на успешное выполнение работы и достижение поставленных целей.
Несколько примеров от наших клиентов при анкетировании:
«В какой-то момент мы перестали понимать, на какой мы стадии и какие сроки по задачам.»
«Приходилось постоянно «вытягивать» информацию по проекту.»
«Оказывается, что не было никакого четкого плана, услуга оказывалась как-то по «наитию», интуитивно, в конечном счете и результат оказался ниже заявленного на первых встречах.»
Отсутствие плана-графика несет в себе следующие риски:
Несоблюдение сроков, недооценка ресурсов, отсутствие согласованности, возможное увеличение затрат, снижение качества, сложности в управлении изменениями.
4. Не проанализировано ведение воинского учета у Заказчика в целом, не подсвечены риски и их последствия.
Это огромная ошибка Исполнителя, так как Заказчику необходимо подсветить все ошибки и недочеты, а также возможные последствия.
Несколько примеров от наших клиентов при анкетировании:
«Мы вообще не знали, что за предыдущие кадровые события можем получить штраф.»
«Думали, что оплатили услугу, и контрагент ее ведет с точки зрения законодательства, не знали, что постановка на воинский учет не равно ведение воинского учета.»
«Для нас стало новостью, что после постановки на воинский учет необходимо заверять документы воинского учета в военном комиссариате раз в год, нам никто не сообщил!»
«Про восстановление воинского учета и то, что его необходимо сделать, контрагент просто промолчал.»
Без четкого понимания, как велся венский учет раньше, в каком он состоянии, и что необходимо исправить, присутствует огромный риск получения Заказчиком штрафа.
5. В Договоре у провайдера присутствует большое количество скрытых комиссий.
Скрытые комиссии в договоре с провайдером могут стать источником значительных финансовых потерь и неудобств для Заказчика.
Несколько примеров от наших клиентов при анкетировании:
«Выезды к нам в офис оказались платными, об этом не было упоминания в коммерческом предложении, узнали только после выставленного счета.»
«При заключении Договора все обсудили, но оказалось, что стоимость базовая, много дополнительных услуг скрыто.»
«У нас возникло ощущение, что каждый наш вопрос, вернее ответ на него – это отдельный счет на оплату.»
«Кажется, что в автосалонах меньше дополнительных платных услуг, чем у предыдущего провайдера.»
Основные риски наличия скрытых комиссий:
Дополнительные расходы, незаложенные в Договор, нарушение финансового планирования, правовые последствия и тяжбы.
Пути решения, каким образом данные факторы реализованы в Майоль Групп
SLA соглашение об уровне обслуживания (сервиса) – скорость реакции на запрос – в нашем рамочном Договоре содержится скорость реакции на каждый конкретный документ.
Скорость реакции на письмо либо телефонный звонок – до 60 минут.
Отсутствие ответственных лиц на стороне Исполнителя – перед началом сотрудничества мы организовываем онлайн-встречу / знакомство с нашей проектной командой, на данной встрече клиент знакомится с нашими сотрудниками и четко осознает роли каждого и их зону ответственности.
Не сформирован/не представлен план график-проекта – в нашей компании используется следующий подход:
1. Производится разработка детального плана-графика проекта;
2. Проводим регулярные онлайн-встречи и обновления (для обсуждения текущего состояния дел, выявления проблем и корректировки плана);
3. Предоставляем обратную связь клиенту (регулярно информируем клиента о ходе выполнения проекта);
4. Используем гибкий подход в проектном управлении.
Не проанализировано ведение воинского учета у Заказчика в целом, не подсвечены риски и их последствия – перед началом сотрудничества мы проводим экспертную оценку ведения воинского учета, проверяем качество документов, анализируем 1С, а также проверяем наличие необходимых журналов, папок и стенда.
Экспертную оценку мы производим в форме отчета, в котором указываются недочеты и возможные последствия.
В Договоре у провайдера присутствует большое количество скрытых комиссий – наш Договор не содержит скрытых платежей, ценообразование предельно прозрачно и понятно вне зависимости от конкретной услуги.
Александр Олейников
Исполнительный директор
Майоль Групп